¿Qué son las operaciones legales?

Las operaciones jurídicas (también llamadas «legal ops») son la combinación de todas las actividades empresariales, los procesos y las personas que permiten a un equipo jurídico interno atender las necesidades jurídicas de una empresa con un enfoque empresarial estratégico.

A diferencia del equipo de administración jurídica de los bufetes, que se centra en tareas administrativas como responder a las llamadas, redactar documentos y realizar investigaciones jurídicas, los equipos de operaciones jurídicas apoyan a los asesores internos con habilidades como la planificación, la gestión financiera, la gestión de proveedores, la gestión de la tecnología y el análisis de datos jurídicos.

Cómo ha cambiado el departamento de operaciones jurídicas a lo largo de los años
Antes de 1990, las operaciones jurídicas se centraban más en la gestión de riesgos que en la maximización de recursos. El objetivo era sencillo: reducir los costes de los abogados externos.

Entre los años 90 y mediados de la década de 2000, el departamento de operaciones legales era más complejo y facilitaba un mayor uso de abogados externos, aunque el objetivo seguía siendo mantener los costes bajos.

La mayor transformación comenzó a mediados de la década de 2000 y continuó hasta 2019.

El departamento de operaciones legales comenzó a centrarse no solo en la reducción de los costes, sino también en el desglose granular de esos costes y en el retorno de la inversión que ofrecían. Al adoptar la tecnología y la automatización, los equipos de operaciones legales pudieron desglosar el gasto por tipo de asunto y evaluar las empresas externas por su rendimiento anterior.

Gracias a la información estratégica que ofrecían los equipos de operaciones jurídicas, los departamentos jurídicos podían ver ahora el valor de tener un equipo de operaciones jurídicas. Mientras que antes del año 2000 sólo los departamentos jurídicos más grandes podían permitirse un equipo de operaciones jurídicas formal, ahora es más común, incluso en las empresas más pequeñas.

En nuestra propia base de clientes, hemos visto puestos de trabajo de director de operaciones jurídicas formales en departamentos jurídicos con tan solo cinco personas. Pero algunos equipos son incluso más pequeños. Un informe de la Association of Corporate Counsel (ACC) de 2020 descubrió que casi el 25% de los departamentos jurídicos sólo tienen un profesional de operaciones jurídicas en el equipo.

Y aunque el 46,2% de los departamentos jurídicos todavía no tienen un equipo de operaciones legales, el mismo informe de la ACC muestra que el número de departamentos con un equipo formal de operaciones legales se ha duplicado con creces (2,5 veces) en los últimos seis años.

Las funciones clave de un equipo de operaciones legales en 2021 y más allá

Según la lista de «12 competencias básicas» del Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), recientemente actualizada, las 12 funciones clave de las operaciones jurídicas son:

• Inteligencia empresarial: Recopilar y analizar datos basados en métricas importantes para obtener información procesable que permita tomar decisiones más estratégicas.
• Gestión financiera: Para planificar el gasto legal, crear presupuestos, implementar y supervisar la facturación electrónica de los servicios legales, gestionar las acumulaciones y prever los gastos, entre otras cosas.
• Gestión de empresas y proveedores: Para elegir las empresas adecuadas realizando la debida diligencia, descubrir oportunidades, negociar mejores tarifas, gestionar los contratos y, en general, incorporar rápidamente a los nuevos proveedores.
• Gestión de la información: Crear políticas claras para reducir el riesgo corporativo, comunicar esas políticas a los empleados y gestionar la seguridad y el cumplimiento de los datos.
• Gestión del conocimiento: Para facilitar los centros de conocimiento, crear plantillas y evitar la pérdida de conocimientos, por ejemplo, por la salida del personal o los cambios de función.
• Optimización y salud de la organización: Crear una visión de contratación para el ajuste cultural, fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada de los miembros del equipo, y mantener una buena canalización de talentos.
• Operaciones de la práctica: Asignar las tareas al nivel de competencias adecuado para mejorar la rapidez y la eficacia.
• Gestión de programas y proyectos: Gestionar los proyectos, los flujos de trabajo y los programas con mayor rapidez sin comprometer la calidad.
• Modelos de prestación de servicios: Para definir y estructurar las relaciones con los proveedores de servicios, para dividir los proyectos más grandes en tareas asignables y para reducir la dependencia de los bufetes de abogados más caros.
• Planificación estratégica: Para crear objetivos de equipo que se alineen con las prioridades de las partes interesadas.
• Tecnología: Para automatizar las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo y aumentar la precisión en la recopilación de datos.
• Formación y desarrollo: Para crear recursos de formación para las nuevas contrataciones y facilitar el desarrollo profesional de los empleados.

En el mejor de los casos, un buen departamento de operaciones legales será capaz de llevar a cabo la mayoría de estas funciones para mejorar la logística y los procesos y, en general, permitir que su equipo jurídico se centre en ser mejores abogados para su organización.

¿Cómo se crea un equipo de operaciones jurídicas?
Crear el equipo de operaciones jurídicas adecuado para su departamento implica comprender lo que necesita, contratar a la persona adecuada para cada función y equiparla para que haga su trabajo.

• Determine para qué está preparado su departamento.
  Hay tres niveles de operaciones legales: administrador, optimizador y estratega. Todos ellos tienen diferentes responsabilidades. El nivel de administración se centra en las actividades básicas de gestión, como la gestión de proveedores, los pagos, el cumplimiento y los informes. El nivel de optimización se centra en la mejora de esos procesos, y el de estrategia en la maximización de los resultados. Comprender el nivel de madurez de su departamento jurídico le ayudará a determinar para qué puesto debe contratar.
• Elija qué función contratar en función de sus necesidades.
• Puede resultar abrumador intentar crear un equipo completo desde cero, y la inversión de tiempo puede suponer una merma de sus recursos internos. Si estás empezando (en el nivel de administración), necesitas un gestor más que un analista.
• Dote a su equipo de la tecnología adecuada.
• Las operaciones jurídicas no son tan eficaces sin la tecnología. El 67% de los directores jurídicos afirman que la tecnología es el principal factor de eficiencia en su departamento. La tecnología permite automatizar el trabajo manual, agilizar la gestión de documentos y simplificar la recopilación de datos y la elaboración de informes, por nombrar algunos. Su equipo necesitará un software de operaciones legales específico que incluya facturación electrónica, informes y análisis, gestión de gastos, asuntos y proveedores para funcionar de forma eficiente.

Puestos de trabajo típicos de operaciones jurídicas
Hay tres puestos principales de operaciones jurídicas: el director de operaciones jurídicas, el especialista en operaciones jurídicas y el analista de operaciones jurídicas. Hay un cuarto puesto -el director de operaciones jurídicas- que sería el jefe general del departamento de operaciones jurídicas, pero no incluimos esa función en este momento porque es más común que el departamento esté dirigido por el director de operaciones jurídicas.

Estos puestos trabajan juntos para gestionar, mejorar y analizar las actividades del departamento de operaciones legales.

A continuación, un breve resumen de lo que hace cada función:

• Director de operaciones jurídicas: También llamado director de operaciones jurídicas, el director de operaciones jurídicas gestiona y apoya al equipo en tareas como la gestión de proveedores, la elaboración de presupuestos y la dotación de personal. Cuando no hay un director de operaciones jurídicas (el jefe de operaciones jurídicas), el director de operaciones jurídicas también depende directamente del abogado general y supervisa tareas como la asignación de recursos, la gestión del cambio y la toma de decisiones.
• Especialista en operaciones jurídicas: Trabaja con el director de operaciones jurídicas para crear y mejorar los procesos de un equipo jurídico eficiente y eficaz, para facilitar el cambio y para controlar los costes.
• Analista de operaciones jurídicas: Examina periódicamente las operaciones del equipo jurídico para identificar las posibilidades de cambio y ayuda a aplicar esos cambios.

Cualidades de los buenos líderes de operaciones legales
Los buenos líderes de operaciones legales tienden a encajar en uno de los cuatro personajes distintos:

• El superanalista que aporta rigor cuantitativo al departamento jurídico
• El MBA que aporta una disciplina operativa y financiera adicional al departamento jurídico y a sus proveedores
• El abogado que ha elegido una carrera más centrada en los negocios
• El JD/MBA altamente analítico que es valorado por sus conocimientos jurídicos y empresariales

Y aunque un JD o un MBA es un gran complemento, las personas que se requieren para estas funciones no necesitan tener esos títulos. Lo que tienen que tener es:

• Un sólido conocimiento de la actividad principal
• La capacidad de traducir las necesidades de los departamentos empresariales en requisitos legales
• La capacidad de gestionar el rendimiento del bufete de abogados externo
• El compromiso de utilizar el departamento jurídico interno para hacer crecer la empresa

Si quieres centrarte en la creación de tu equipo de operaciones legales, tenemos cuatro plantillas de descripción de puestos de trabajo de operaciones legales que puedes consultar para empezar.

Es hora de adoptar las operaciones legales para un departamento legal orientado al valor
Los departamentos jurídicos tienen la responsabilidad en toda la empresa de proteger y hacer crecer el negocio al tiempo que gestionan los presupuestos de los abogados internos y externos. Se enfrentan a una presión creciente para hacer más con menos. Ahí es donde entran las operaciones legales.

Pero un equipo de operaciones jurídicas sólo es tan eficaz como la tecnología de que dispone. De hecho, CLOC incluye la tecnología como una de las competencias básicas para los profesionales de operaciones jurídicas eficaces. ¿Quiere dotar a su equipo de operaciones jurídicas de un software que facilite la obtención de resultados? Nuestra solución ayuda a los equipos jurídicos modernos a gestionar mejor sus gastos, asuntos, proveedores y mucho más para lograr operaciones jurídicas eficientes. Programe una demostración de SimpleLegal para obtener más información sobre la tecnología de operaciones legales dedicada.