Cómo la tecnología jurídica le libera del trabajo administrativo

«¡Me encanta el trabajo administrativo repetitivo!» – no dijo nadie, nunca.

Y sin embargo, los oficinistas pasan alrededor de 552 horas al año realizando tareas administrativas mundanas.

Puede que piense que su sistema fragmentado con múltiples programas y procesos manuales funciona bien, y no es el único. Muchos departamentos jurídicos se aferran a soluciones heredadas porque están preocupados por el tiempo, el esfuerzo y el dinero que les llevará actualizarlas.

Pero la verdad es que esos sistemas anticuados ya le hacen perder tiempo y dinero: 552 horas son casi 14 semanas de trabajo completas dedicadas a tareas administrativas básicas.

No tiene que creer en nuestra palabra. He aquí cómo la tecnología legal -tecnología adaptada al sector legal- le quita el trabajo pesado de encima.

Automatiza el trabajo manual
La recopilación y la introducción de datos forman parte del trabajo, pero no tienen por qué realizarse manualmente. Con el software empresarial jurídico adecuado, puede automatizar la recopilación de datos que tanto tiempo consume y reducir la introducción de datos redundantes.

Su equipo puede evitar complejas hojas de cálculo y actividades repetitivas mediante la automatización de procesos como los flujos de trabajo de aprobación de facturas, el cumplimiento de las directrices de facturación legal, el cobro de las acumulaciones y la gestión del ciclo de vida de los contratos. Con el tiempo extra, los empleados pueden centrarse en el trabajo de alto valor y de nivel experto. El 91% de los participantes en un estudio sobre automatización empresarial afirmaron que la automatización permitía a los empleados centrarse en tareas menos mundanas.

Los beneficios de transferir las tareas sin sentido a una solución tecnológica merecen el coste de la implantación de esa plataforma. Cuando los empleados dedican su tiempo a tareas más basadas en sus habilidades, están más comprometidos y satisfechos con su trabajo. Por el contrario, los empleados que no están comprometidos son menos productivos y tienen más probabilidades de abandonar la empresa.

Agiliza la gestión de documentos
Un solo asunto legal puede implicar miles de documentos. Cuando se trabaja en varios departamentos y se colabora con empresas externas, la organización de los documentos se complica rápidamente. Puede que no parezca un gran problema pasar cinco minutos buscando un archivo, pero va sumando. Un estudio de McKinsey reveló que los empleados dedican casi el 20% de la semana laboral -unas ocho horas- a buscar y recopilar información.

Y esa interrupción les cuesta más que el tiempo que dedican a buscar información. Sólo el 55% del trabajo se reanuda inmediatamente después de una interrupción. Si la gente no vuelve a la tarea original de inmediato, tarda una media de 25 minutos en volver a centrarse.

Los sistemas de gestión de documentos evitan estas interrupciones organizando los documentos de forma lógica. La tecnología jurídica va un paso más allá al clasificar los documentos por asuntos y vincular los documentos relacionados entre sí. Por ejemplo, un asunto de gestión de la propiedad intelectual puede tener cientos de documentos de tramitación de patentes, presentaciones y notas asociadas. Con una plataforma diseñada para equipos jurídicos, se puede asociar cada archivo con el asunto principal.

SimpleLegal se integra con las principales soluciones de gestión de documentos, como Box e iManage, para que puedas mantener tus documentos conectados en una ubicación central. Nuestra plataforma también cuenta con un sistema de gestión de documentos (DMS) integrado y gratuito, diseñado para los departamentos jurídicos.

Nuestro DMS está diseñado específicamente para ayudar a los departamentos jurídicos a trabajar de forma más eficiente:

• La búsqueda de texto completo permite buscar palabras clave en todos los documentos.
• La organización a nivel de asunto vincula los archivos relacionados entre sí y aplica los permisos de acceso asociados.
• El control de versiones almacena todas las versiones anteriores y hace un seguimiento de las ediciones.
• Las etiquetas y categorías personalizables añaden un nivel adicional de organización.
• Un complemento de Outlook permite vincular los correos electrónicos y los archivos adjuntos al asunto asociado directamente desde la bandeja de entrada.

Las integraciones permiten la multitarea
Entre los correos electrónicos, las facturas, los expedientes de los casos y la investigación jurídica, probablemente entres y salgas de varias herramientas a lo largo del día. El cambio de tareas -aunque sea de una décima de segundo- puede suponer una pérdida de productividad del 40% a lo largo del día. Con las integraciones, puede recuperar ese tiempo eliminando la necesidad de cambiar entre aplicaciones.

Las integraciones también reducen la repetición de la entrada de datos al enviarlos a varias aplicaciones a la vez. De este modo, se evitan las imprecisiones en los datos que luego tendrá que corregir manualmente. Además, puedes conectar tus herramientas con otros departamentos, como el de finanzas y el de contabilidad, para minimizar las idas y venidas.

Con SimpleLegal, puedes aprovechar nuestras integraciones prediseñadas, como Outlook para el correo electrónico, IPfolio para la gestión de la propiedad intelectual y Workday para la gestión del capital humano, o configurar las tuyas propias a través de nuestra API.

Simplifica la elaboración de informes con la recopilación de datos y la supervisión
No se puede dirigir un departamento jurídico eficiente sin informes, pero el proceso de recopilación de datos y su puesta en un formato útil puede requerir mucho trabajo.

La tecnología jurídica le permite definir las métricas que desea supervisar y luego las rastrea por usted. Así, si quiere controlar los gastos de los abogados externos, puede configurar informes que rastreen y filtren automáticamente los gastos por proveedor, área de práctica y tarifa media por hora.

SimpleLegal aprovecha el poder de la inteligencia empresarial de Tableau para proporcionar una visión aún más profunda con gráficos y diagramas. Menos tiempo analizando filas de datos en Excel significa más tiempo para prever las necesidades futuras de presupuesto y recursos.

Mejore su departamento jurídico con tecnología hecha para su equipo
Usted no aceptaría una factura de un bufete externo si un asociado de primer año facturara a una tarifa de socio. Así que, ¿por qué permite que sus empleados de operaciones legales mejor pagados pierdan el tiempo en tareas administrativas de poca importancia?

La tecnología jurídica está diseñada para ahorrarle tareas aburridas y de escaso valor, al tiempo que le permite ahorrar dinero. Consulta nuestra calculadora de ahorro para ver cuánto podrías recortar en tus gastos legales actualizando tu tecnología.

Este articulo corresponde a una adaptación al idioma castellano de su post original publicado en:
https://www.simplelegal.com/blog/how-legal-technology-gets-you-out-of-admin-work